Les associés ont un rôle fondamental dans le fonctionnement de la SARL car la loi leur donne un pouvoir décisionnel important. En effet, ils peuvent nommer, révoquer le gérant, approuver les comptes… Ainsi pour prendre ces décisions, ils doivent être consultés individuellement ou de manière collective.

Ces consultations obéissent à un certain nombre de règles ;

Modalités de consultation

Il existe trois modalités de consultation des associés :

-          Consultation des associés en assemblée

-          Consultation par écrit

-          Consentement des associés exprimé dans un acte

Consultation en assemblée

La consultation en assemblée est obligatoire dans deux cas :

-          Pour l’approbation des comptes annuels

-          Quand l’assemblée est demandée par les associés lorsque :

  • La réunion est demandée par un ou plusieurs associés détenant la moitié des parts sociales
  • La réunion est demandée par un ou plusieurs associés détenant le quart des parts sociales s’ils représentent au moins le quart des associés

Les associés peuvent participer à ces assemblées générales par visioconférence ou par tous moyens de télécommunication permettant de les identifiés, ces associés sont alors réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité.

Les modalités de convocation sont également très strictes :

-          La convocation est effectuée par le gérant ou à défaut par :

  • Le commissaire aux comptes s’il en existe un
  • Un mandataire désigné en justice à la demande tout associé
  • Tout associé ou commissaire aux comptes en cas de décès du gérant unique afin de le remplacer

-          La convocation se fait par lettre recommandée 15 jours minimum ou (8 jours en cas de décès du gérant unique) avant la tenue de l’assemblée, et doit indiquer l’ordre du jour

-          Si les règles de convocation n’ont pas été respectées, l’assemblée irrégulière est annulables sauf si tous les associés étaient présents ou représentés

-          L’assemblée générale ne peut se tenir avant l’expiration du délai de 15 jours, de communication des documents à destination des associés

-          Le lieu de l’assemblée générale est en principe celui du siège social

-          Les associés ont un droit de communication avant l’assemblée et un droit de communication permanent au cours de la vie sociale certains documents doivent donc être mis à leur disposition :

Droit de communication avant une assemblée Droit de communication au cours de la vie sociale

Avant l’AGO :

  • Documents à adresser aux associés 15 jours au moins avant la date de la réunion :
    • Rapport de gestion
    • Comptes annuels
    • Textes des résolutions proposés
    • Rapport du commissaire aux comptes (éventuel)
    • Comptes consolidés
    • Rapport sur la gestion du groupe
    • Rapport du commissaire aux comptes sur les comptes consolidés (éventuel)

A compter de cette communication, tout associé à la faculté de poser par écrit des questions auxquelles le gérant est tenu de répondre au cours de l’assemblée

  • Documents à tenir à disposition au siège social (15 jours avant l’assemblée) :
    • Rapport du gérant
    • Textes des résolutions
    • Rapport du commissaire aux comptes (éventuel)
  • Document à adresser 8 jours avant en cas de décès du gérant unique : Texte de résolution pour la nomination du nouveau gérant

Sanction en l’absence de ces documents : annulation éventuelle de la délibération

Prendre connaissance, à toute époque et au siège social :

  • Des bilans
  • Des comptes de résultats
  • Des annexes
  • Des inventaires
  • Des rapports soumis aux assemblées
  • Des PV des assemblées

Concernant les trois derniers exercices

  • L’associé peut se faire assister d’un expert inscrit sur une des listes établies par les cours et tribunaux
  • L’associé peut prendre copie de ces documents
  • L’associé peut obtenir copie à tout moment :
    • Des statuts
    • De la liste des gérants
    • De la liste des commissaires aux comptes (éventuel)

Chaque associé a le droit de participer aux décisions et dispose d’un nombre de voix égal à celui des parts sociales qu’il possède. Toute clause contraire est réputée non écrite.

Le commissaire aux comptes, s’il existe, peut assister à toutes les assemblées.

Tout associé peut se faire représenter par un autre associé ou par son conjoint (sauf si la société ne comprend que les deux époux, ou qu’elle n’est composée que de deux associés)

La représentation d’un associé par une autre personne qu’un associé ou son conjoint est possible si les statuts le permettent.

Les associés doivent signer une feuille de présence aux associés présents et aux mandataires. 

Le gérant est président de l’assemblée

En cas de décès de l’associé gérant unique, l’assemblée est présidée par l’associé présent et acceptant qui possède ou représente le plus grand nombre de parts.

Pour le vote d’une convention passée entre la société et un des associés ou le gérant associé, l’associé ou le gérant associé concerné ne prendra pas part au vote.

Un procès-verbal d’assemblée doit être établi sur un registre spécial ou sur des feuillets mobiles, cotés et paraphés par le président du tribunal de commerce. Ce procès-verbal contient :

  • La date et lieu de réunion
  • Les noms, prénoms et qualité du président
  • Les noms et prénoms des associés présents ou représentés ainsi que le nombre de parts sociales détenues
  • Les documents et les rapports soumis à l’assemblée
  • Le texte des résolutions
  • Le résultat des votes
  • Le résumé des débats
  • La signature du ou des gérants

Consultation par écrit

Sauf dans les cas où la tenue d’une assemblée est obligatoire, les statuts peuvent autoriser la consultation écrite des associés.

La consultation écrite est à l’initiative du gérant 

Le texte des résolutions proposées ainsi que les documents nécessaires à l’information des associés leur sont adressés par lettre recommandée

Les associés ont un délai minimal de 15 jours à compter de la date de réception des textes pour voter par écrit

Le procès-verbal sera établi et signé par le ou les gérants

Consentement de tous les associés dans un acte

Les décisions collectives des associés peuvent résulter du consentement de tous les associés exprimé dans un acte sous seing privé ou notarié.

Deux conditions doivent alors être respectées :

  • Ce type de décision doit être prévu par les statuts
  • Ce type de décision ne doit pas être établi pour les cas d’assemblée obligatoire

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