Administrateur de conseil d’administration de SA
Nomination
Conditions de fond
L’administration peut être une personne physique ou morale.
L’administrateur personne morale, devra désigner un représentant permanent qui aura le même statut que les autres administrateurs personnes physiques :
- Le représentant permanent est soumis aux mêmes conditions et obligations et encourt les mêmes responsabilités civile et pénale qu’un administrateur
- Le représentant peut être un administrateur de la société qu’il représente, un de ses salariés ou une personne étrangère choisie pour ses compétences. (si c’est un salarié, son contrat de travail doit correspondre à un travail effectif)
- L’âge du représentant interviendra pour le calcul de la limite du tiers.
- Le représentant est soumis à la règle du cumul des mandats (sauf pour les mandats de représentant permanent d’une société de capital-risque, d’une société financière d’innovation ou d’une société de gestion d’un fonds commun de placement qui ne sont pas pris en compte pour le calcul du nombre de mandats d’administrateurs ou de membre du conseil de surveillance.
- Le régime des conventions s’applique au représentant
- Il n’a pas besoin d’être actionnaire de la société qu’il représente
- Le représentant légal de la personne morale qu’il représente le nomme
Les formalités de publicité du représentant permanent de la SA sont les mêmes que celles des administrateurs. Ainsi la nomination du représentant permanent doit être rendue publique pour cela il faut :
- faire une publication au JAL
- faire un dépôt au greffe du Tribunal de Commerce (CFE)
- faire une inscription modificative au RCS
- faire une insertion au BODACC
- Sa désignation doit être notifiée à la société dans laquelle il va siéger.
- En cas de décès, démission, ou révocation, la personne morale qui l’a désigné devra notifier par lettre recommandée le changement et indiquer l’identité de son successeur.
- La révocation du représentant permanent par la société qui l’a désigné peut intervenir à tout moment.
- La société qu’il représente doit le rémunérer pour sa fonction de représentant permanent
Les statuts peuvent imposer que chaque administrateur (pas actionnaires salariés) soit propriétaire d’un nombre déterminé d’actions de la société. Si l’administrateur n’est pas propriétaire du nombre d’actions requis au moment de sa nomination ou en cours de mandat, il et réputé démissionnaire d’office si sa situation n’est pas régularisée dans un délai de 6 mois.
L’administrateur doit être une personne capable. Une personne mineure ne peut être nommée, mais un mineur émancipé ou un étranger peuvent être désignés.
L’administrateur ne doit pas être frappé d’interdictions, de déchéance ou d’incompatibilité
L’administrateur ne doit pas dépasser la limite d’âge fixée par les statuts. A défaut, le nombre d’administrateurs ayant dépassé l’âge de 70 ans, ne pourra être supérieur au tiers des administrateurs en fonction.
L’administrateur ne doit pas cumuler plus de cinq mandats : une personne physique ne peut pas exercer simultanément plus de cinq mandats d’administrateur de SA ayant leur siège social sur le territoire français. (la règle de cumul ne concerna pas l’administrateur personne morale)
En cas de dépassement, l’administrateur a trois mois pour se démettre de l’un de ses mandats (au choix), sinon il est réputé se démettre d’office de son dernier mandat et devra restituer les rémunérations perçues. Toutefois, les délibérations auxquels il a pris part restent valables.
La loi autorise deux dérogations à la limite des cinq mandats :
- Les mandats d’administrateurs exercés dans les sociétés contrôlées (notion de contrôle pour l’établissement des comptes consolidés) par la société dans laquelle cette personne est administrateur ne sont pas comptés : une même personne physique peut être administrateur d’autant de filiales cotées ou non, qu’elle le souhaite à condition d’être en même temps administrateur de la société mère.
- Les mandats d’administrateur des sociétés non cotées et contrôlées par une même société ne comptent que pour un seul mandat, sous réserve que le nombre de mandats détenus à ce titre ne soit pas supérieur à 5.
- Un plafond global pour tous mandats est prévu :
- Une même personne physique ne peut pas cumuler plus de cinq mandats de directeur général, membre du directoire, directeur général unique, administrateur, membre du conseil de surveillance de SA ayant leur siège sur le territoire français.
- L’exercice de la direction générale par un administrateur compte pour un seul mandat.
- Une dérogation au plafond global de cinq mandats est admise pour une personne physique exerçant un mandat de direction peut détenir un nombre illimité de mandats d’administrateur ou de membre du conseil de surveillance dans des sociétés (cotées ou non) contrôlées par celle dans laquelle le mandat du directeur est exercé.
Les dérogations sont cumulables
Mandat |
Limite de cumul |
Dérogations |
Administrateur |
5 mandats |
- Nombre illimité de mandats dans des sociétés contrôlées, cotées ou non à condition que l’administrateur soit administrateur de la société mère. - En cas de détention de 5 mandats au plus dans des sociétés sœurs non cotées (c'est à dire contrôlées par une même société), ces mandats ne comptent que pour un |
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Mandats pour respecter le plafond global |
5 mandats |
- Pas de prise en compte des mandats détenus dans des sociétés contrôlées, cotées ou non - En cas de détention de 5 mandats au plus dans des sociétés sœurs non cotées, ces mandats ne comptent que pour un - Nombre illimité de mandat d’administrateur ou de membre du conseil de surveillance dans sociétés cotées ou non contrôlées par celle dans laquelle le mandat de direction est exercé |
Dans la SA, le rapport annuel de gestion présenté par le Conseil d’Administration à l’assemblée générale ordinaire annuelle devra contenir la liste de l’ensemble des mandats et fonctions exercés par chacun des mandataires sociaux de la société dans toute société durant l’exercice.
- Le cumul d’un mandat d’administrateur avec un contrat de travail est possible mais obéit à un certain nombre de règles
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Un salarié d’une société peut devenir administrateur de la société |
- Un salarié de la société peut être nommé administrateur par Assemblée générale ordinaire s’il remplit certaines conditions : · Le contrat de travail est antérieur à son mandat d’administrateur · Le contrat de travail est effectif (l’état de subordination doit être réel), c'est à dire qu’il exerce à la fois les fonctions de salarié et celle d’administrateur · Le nombre des administrateurs liés à la société par un contrat de travail ne dépasse pas le tiers des administrateurs en fonction (les administrateurs élus par les salariés ne sont pas comptés pour la détermination du nombre de ces administrateurs pour le calcul du tiers) |
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Participation des actionnaires salariés aux organes de gestion |
- Les actionnaires salariés d’une société cotée doivent participer au conseil d’administration lorsque le rapport sur la participation salariale au capital social fait état d’une détention par le personnel de plus de 3% du capital - La nomination d’un ou plusieurs administrateurs parmi les salariés actionnaire est obligatoire - Ces administrateurs seront nommés par Assemblée générale ordinaire - La durée du mandat est fixée par les statuts et ne peut excéder 6 ans - Le mandat peut prendre fin à l’arrivée du terme ou suite à la rupture du contrat de travail |
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Un administrateur élu par les salariés |
Des salariés peuvent être élus par les salariés de la société afin d’occuper le poste d’administrateur lorsque certaines conditions sont remplies : - Les statuts doivent prévoir la nomination de représentants de salariés au conseil d’administration, ainsi que leur nombre, les modalités de scrutin, la durée des fonctions - La SA doit être du secteur privé - Les salariés éligibles doivent être titulaires d’un contrat de travail depuis au moins 2 ans, leur emploi doit être effectif et ils ne doivent pas être titulaires d’un mandat de délégué syndical membre du comité d’entreprise délégués du personnel ou membres du CHSCT ou ils doivent démissionner de cette mission dans un délai de 8 jours - Leur nombre ne doit pas dépasser 4 (ou 5 si la société est admise à la cote officielle d’une bourse de valeur), i excéder le tiers du nombre des autres administrateurs - Tous les salariés dont le contrat de travail est antérieur à trois mois à la date de l’élection sont électeurs - La durée de leur mandat est déterminée par les statuts et ne peut excéder 6 ans - Ils ne perdent pas le bénéfice de leur contrat de travail - La rupture du contrat de travail met fin au mandat d’administrateur - La révocation de leur mandat d’administrateur ne peut intervenir que : ▪ pour faute dans l’exercice de leur mandat ▪ si la majorité des membres du Conseil d’administration la demande ▪ par décision du président du TGI statuant en référé |
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Un administrateur en fonction peut-il devenir salarié ? |
- L’administrateur en fonction ne peut obtenir un emploi salarié dans sa société car il ne peut recevoir aucune rémunération de la société autre que des jetons de présence, des rémunérations exceptionnelles |
Lorsque le cumul des mandats est légal, le contrat de travail d’un administrateur est soumis à la procédure des conventions réglementées, c'est à dire à l’autorisation du Conseil d’administration et à l’approbation en Assemblée générale ordinaire.
Les administrateurs représentant les salariés et les salariés actionnaires ne sont pas pris en compte dans le nombre minimal ou maximal.
La composition du conseil d’administration doit rechercher une composition équilibrée des hommes et des femmes.
En ce qui concerne les sociétés cotées l’exigence est plus importante :
- la proportion des administrateurs de chaque sexe ne pourra pas être inférieure à 40 % à l'issue de la première assemblée générale ordinaire
- Lorsque le conseil d'administration est composé au plus de huit membres, l'écart entre le nombre des administrateurs de chaque sexe ne peut être supérieur à deux
Le non-respect de la mixité entraîne la suspension des jetons de présence pris en compte pour la rémunération des administrateurs.
- La durée des fonctions de l’administrateur est fixée par les statuts sans pouvoir excéder 6 ans en cas de nomination par les Assemblées Générales et 3 ans en cas de nomination dans les statuts.
- Les administrateurs sont rééligibles sauf stipulation contraire des statuts
- Les fonctions peuvent être gratuites ou rémunérés par des jetons de présence fixés par l’Assemblée générale ordinaire globalement pour l’ensemble du Conseil d’administration qui les répartit ensuite entre ses membres lors d’une délibération expresse.
- Des rémunérations exceptionnelles peuvent être octroyées pour les missions ou mandats confiés (approuvées par l’Assemblée générale ordinaire), de même que le remboursement des frais de voyage, de déplacement et des dépenses engagées dans l’intérêt de la société.
- Si l’administrateur est en même temps président ou Directeur général de la société, il recevra des rémunérations supplémentaires.
- L’administrateur est également titulaire d’un contrat de travail avec la société, il percevra un salaire.
- Le rapport de gestion présenté par le Conseil d’Administration rend compte de la rémunération totale et des avantages de toute nature versés par la société durant l’exercice à chacun des mandataires sociaux ainsi que ceux perçus dans les sociétés contrôlées par celle-ci.
- La communication de la rémunération des dirigeants n’est pas nécessaires pour les mandataires sociaux de la SA non cotée, tant que celle-ci n’est pas contrôlée par une société cotée.
- La rémunération des cinq ou dix personnes le mieux rémunérées, certifié par le commissaire aux comptes, doit être communiquées
Conditions de forme
- Les administrateurs peuvent être désignés lors de la constitution de la société dans les statuts ou dans un acte séparé.
- L’Assemblée générale ordinaire renouvelle le mandat ou désigne d’autres administrateurs au cours de la vie sociale.
En cas de vacances par décès ou démission d’un ou plusieurs sièges d’administrateur, le conseil d’administration entre deux assemblées générales nomine de nouveaux administrateurs à titre provisoire : c’est la cooptation. Ces nominations devront être approuvées lors de la prochaine Assemblée générale ordinaire.
En cas de non ratification des nominations, les délibérations prises et les actes accomplis avec ces nouveaux administrateurs restent valables.
Il existe 3 cas de cooptation :
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Cooptation facultative |
- lorsque le nombre d’administrateurs en fonction demeure supérieur au minimum statutaire, le Conseil d’administration a la faculté de procéder entre deux assemblées à une nomination provisoire en cas de vacance suite à un décès ou une démission |
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Cooptation obligatoire |
- lorsque le nombre d’administrateurs est devenu inférieur au minimum statutaire sans être inférieur au minimum légal, le Conseil d’administration doit nommer provisoirement un administrateur pour compléter son effectif dans le délai de 3 mois à compter de la vacance - si le Conseil d’administration ne nomme pas d’administrateur provisoire, tout intéressé peut demander en justice la désignation d’un mandataire chargé de convoquer l’Assemblée générale ordinaire afin de procéder à la nomination |
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Cooptation interdite |
- lorsque le nombre d’administrateur est devenu inférieur au minimum légal, le Conseil d’administration doit convoquer immédiatement l’Assemblée générale ordinaire afin de compléter l’effectif - si la Conseil d’administration ne convoque pas l’Assemblée générale ordinaire, tout intéressé peut demander en justice la désignation d’un mandataire chargé de convoqué l’Assemblée générale ordinaire afin de procéder à la nomination des administrateurs manquants |
Dans le mois suivant leur nomination, la nomination doit être rendue publique pour cela il faut :
- faire une publication au JAL
- faire un dépôt au greffe du Tribunal de Commerce (CFE)
- faire une inscription modificative au RCS
- faire une insertion au BODACC
Les formalités de publicité doivent être effectuées par les représentants légaux de la société
Le défaut de publicité rend la nomination inopposable aux tiers, mais la nomination reste valable et rend l’administrateur responsable.
Le renouvellement du mandat d’un administrateur ne nécessite pas de formalités de publicité.
Cessation des fonctions
Un administrateur peut cesser ses fonctions suite :
- A l’arrivée d’un évènement personnel (décès, maladie)
- L’arrivée du terme de son mandat
- La limite d’âge
- La transformation, la fusion ou la dissolution de la société
- L’adoption de l’organisation dualiste de la SA
- La démission
- La révocation
On s’intéressera précisément à la démission et à la révocation.
Démission
Elle peut être volontaire ou forcée
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Démission volontaire |
Démission forcée |
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- L’administrateur doit manifester son désir de mettre un terme à son mandat, sans justification de sa part - Il devra notifier sa décision à la société et sera libéré de ses fonctions à ce moment là - Sa démission n’est pas opposable aux tiers - Sa démission ne doit pas être intempestive ou donnée dans l’intention de nuire sinon il serait redevable envers la société de dommages et intérêts en réparation du préjudice causé à la société |
- Lorsque l’administrateur est frappé d’incapacité, d’interdiction, de déchéance, d’incompatibilité - Lorsque l’administrateur a plus de cinq mandats d’administrateur Lorsque l’administrateur n‘a plus d’action (alors que les statuts l’impose) Lorsque l’administrateur dépasse la limite d’âge statutaire ou légale Lorsque la société s’est transformée, dissoute, ou si elle adopte la forme SA à directoire |
Révocation
Les administrateurs peuvent être révoqués à tout moment par l’Assemblée générale ordinaire.
Les actionnaires qui prennent cette décision n’ont pas à se justifier, et peuvent prononcer cette décision sans que l’ordre du jour ne le mentionne.
La révocation qui s’accompagne de circonstances injurieuses, vexatoires, brutales, entraine l’octroi de dommages et intérêts pour révocation abusive.
Dans le mois suivant la cessation de leurs fonctions, celle-ci doit être rendue publique, pour cela il faut :
- faire une publication au JAL
- faire un dépôt au greffe du Tribunal de Commerce (CFE)
- faire une inscription modificative au RCS
- faire une insertion au BODACC