Règlement intérieur
Un règlement intérieur est obligatoire pour toutes les entreprises ou établissements employant habituellement au moins 20 salariés. Dans les entreprises en dessous du seuil, il est facultatif.
Le règlement intérieur obligatoire
Afin de connaître si un règlement intérieur doit être établi dans un entreprise, 3 critères doivent par conséquent être contrôlés :
– s’agit-il d’une entreprise concernée ?
– l’effectif est-il de 20 salariés ?
– y a-t-il occupation habituelle d’au moins 20 salariés ?
Les entreprises concernées par l’établissement d’un règlement intérieur
La législation sur le règlement intérieur s’applique à toutes les entreprises privées, quelle que soit leur forme ou leur nature, mais également dans les établissements publics à caractère industriel et commercial.
Sont donc visées :
- les établissements des employeurs de droit privé (sociétés, associations, syndicats) ;
- les établissements publics à caractère industriel et commercial (EPIC).
Un effectif de 20 salariés minimum
Les règles de calcul de l’effectif de 20 salariés pour l’obligation de mise en place d’un règlement intérieur sont celles générales posées par le Code du Travail.
Les salariés en CDI ou en cours de préavis exécuté ou non, les télétravailleurs et les travailleurs à domicile qu’ils exécutent leurs contrats de travail en France ou à l’étranger sont pris intégralement en compte dans l’effectif.
Les salariés en CDD ou en contrat de travail intermittent et les travailleurs temporaires sont pris en compte dans l’effectif au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents à moins qu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu (congé maternité par exemple).
De même, les travailleurs mis à disposition par une entreprise extérieure sont pris en compte dans les effectifs selon les mêmes conditions que mentionné précédemment dès lors qu’ils sont présents dans les locaux de l’entreprise et qu’ils y travaillent depuis au moins 1 an.
Les salariés à temps partiel sont enfin pris en compte au prorata du temps passé dans l’entreprise également.
Ne sont donc pas pris en compte dans les effectifs :
- les apprentis
- les titulaires d’un contrat de professionnalisation ;
- les titulaires pendant la durée de convention d’un contrat unique d’insertion (contrat d’accompagnement dans l’emploi ou CIE) ;
- le chef d’entreprise.
Occupation habituelle d’au moins 20 salariés
La notion d’occupation habituelle d’au moins 20 salariés est appréciée compte tenu de l’activité normale de l’entreprise. Cette occupation habituelle est établie lorsque le seuil a été atteint pendant 6 mois.
En cas de création d’entreprise, une règle dérogatoire impose que le règlement intérieur soit établi dans les 3 mois de la création.
Cas particulier des entreprises à établissements distincts
Si l’entreprise a des établissements distincts, le seuil d’effectif pris en compte est apprécié au niveau de chaque établissement.
Cela signifie qu’en principe un règlement intérieur est obligatoire pour chaque établissement dépassant le seuil.
Cependant, si les établissements ne comportent pas de spécificité imposant la mise en place de dispositions particulières en matière d’hygiène, de sécurité ou de discipline, un règlement intérieur unique peut être établi.
Sanctions de l’absence de règlement intérieur obligatoire
En l’absence de règlement intérieur, l’entreprise est passible d’une amende de 750 € maximum.
Règlement intérieur facultative
Pour les entreprises n’entrant pas dans les critères précédents, il est également possible d’établir un règlement intérieur.
Dans ce cas, elles doivent respecter les mêmes dispositions légales que les entreprises contraintes d’en établir un (formalités de dépôt et de publicité, contrôle de l’inspecteur du travail).
Le règlement intérieur doit indiquer la date de son entrée en vigueur. Il est obligatoirement rédigé en français mais peut être accompagné d’une traduction en une ou plusieurs langues étrangères. Le contenu du règlement intérieur est fortement encadré par la loi . Ses domaines d’intervention sont limités, certaines clauses sont autorisées, d’autres interdites.
Domaines limités du règlement intérieur
Le contenu du règlement intérieur est exclusivement limité aux domaines suivants :
- la réglementation en matière de discipline au travail;
- la réglementation en matière d’hygiène et de sécurité.
Règlement intérieur et règles d’hygiène et de sécurité.
Le contenu du règlement intérieur de l’entreprise reprend les règles générales et permanentes relatives à la santé et à la sécurité au sein de l’entreprise ou de l’établissement, notamment les dispositions en matière de prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles (consignes à observer dans l’utilisation des équipements de travail, des équipements de protection ou d’utilisation des substances dangereuses, interdiction d’introduction de boissons alcoolisées…).
Il rappelle également les dispositions relatives à l’interdiction de toute pratique de harcèlement moral ou sexuel dans l’entreprise.
Règlement intérieur et règles de discipline au travail
Le contenu du règlement intérieur fixe les règles générales et permanentes relatives à la discipline au travail et fixe tant la nature que l’échelle des sanctions que peut prendre l’employeur à l’encontre d’un salarié (avertissement, blâme, mise à pied disciplinaire, mutation disciplinaire, rétrogradation, licenciement). Il revêt une valeur fondamentale dans le sens où aucune sanction ne peut être prononcée si elle n’a pas été envisagée préalablement par le règlement intérieur.
Clauses licites et clauses interdites contenues dans le règlement interieur
Clauses licites dans le contenu du règlement intérieur
Clauses licites en matière d’hygiène et de sécurité
En matière d’hygiène au travail, le contenu du règlement intérieur peut porter sur :
- l’interdiction d’introduction dans l’entreprise de boissons alcoolisées;
- l’interdiction d’introduction de drogue;
- l’obligation de prises de douches obligatoires du fait de la manipulation de produits dangereux dans l’entreprise;
- l’interdiction de fumer dans tous les lieux fermés et couverts qui accueillent du public ou constituent des lieux de travail.
En matière de santé et de sécurité, le contenu du règlement intérieur doit :
- déterminer les instructions que l’employeur doit donner aux salariés concernant les conditions d’utilisation des équipements de travail, des équipements de protection individuelle, des substances et préparations dangereuses;
- rappeler les conditions dans lesquelles l’employeur peut appeler les salariés à participer au rétablissement de conditions de travail protectrices de la sécurité et de la santé des salariés.
Dans ce domaine, il peut simplement rappeler la réglementation applicable dans le domaine ou mettre en place des mesures particulières adaptées à l’activité de l’entreprise :
- porte d’un badge d’identification pour une entreprise de sécurité;
- port du casque, de gants, de lunettes obligatoire pour une entreprise de bâtiment et travaux publics;
- règles d’utilisation de matériels dangereux…
Clauses licites en matière de discipline au travail
Le contenu du règlement intérieur porte également sur les règles générales et permanentes concernant la discipline au travail, tout particulièrement la nature et l’échelle des sactions que peut prendre l’employeur.
Peut ainsi être indiqué :
- l’obligation de respecter les horaires de travail et de pointer à l’entrée et à la sortie de l’entreprise;
- l’obligation de prévenir en cas de retard ou d’absence;
- l’obligation de demander des autorisations d’absence;
- les règles d’utilisation de l’Internet et/ou de l’Intranet
- la limitation des correspondances privées transmises sur le lieu de travail…
En l’absence de disposition particulière, il est impossible de prononcer de sanction disciplinaire à l’encontre d’un salarié fautif.
Les droits de la défense des salariés doivent également être énoncés dans le contenu du règlement intérieur (règles légales et conventionnelles). Il est possible de prévoir des dispositions plus protectrices du salarié, notamment des procédures disciplinaires particulières assurant des garanties complémentaires. Celles-ci devront alors être respectées sous peine en cas de licenciement à ce que celui-ci soit requalifié en licenciement sans cause réelle et sérieuse.
Les sanctions qui peuvent être énoncées dans le contenu du règlement intérieur doivent obligatoirement avoir été prévues dans la convention collective.
Concernant la mise à pied disciplinaire, la durée maximale de mise à pied doit être mentionnée.
Clauses interdites dans le contenu du règlement intérieur
Quel que soit le domaine sur lequel il porte, le contenu du règlement intérieur ne peut :
- contenir de clauses contraires aux lois et règlements en vigueur ainsi qu’aux dispositions des conventions et accords collectifs dans l’entreprise;
- comporter des mesures discriminatoires (mesures particulières en raison de leur sexe, de leur situation de famille, de leurs origines, de leurs opinions, de leur confession de leur handicap sauf autorisation particulière énoncée par la loi);
- toute interdiction « exagérée », (absence de justification par la nature de la tâche à accomplir ou de proportion au regard du but recherché);
- atteintes aux droits des personnes et des libertés (interdiction du mariage, de discussions politiques ou religieuses au sein de l’entreprise, fouilles non justifiées par des raisons de sécurité collective ou liées à la recherche d’objets volés, ouverture des casiers des salariés en son absence ou sans l’avoir prévenu, port de tenues vestimentaire non justifié par les tâches à accomplir et proportionné au but recherché et à la condition que la tenue soit décente – dans ce dernier cas, le port d’un uniforme ou d’un insigne de fonction n’est pas pour autant interdit car il répond à des obligations de sécurité).
ATTENTION :
Une disposition du règlement intérieur se bornant à formuler une recommandation invitant les salariés à la vigilance, ne présente pas, selon la jurisprudence, le caractère d’une mesure d’application de la réglementation en matière d’hygiène et sécurité au sens de la loi et ne saurait figurer dans le règlement intérieur.
Contrôle du règlement intérieur
Le contrôle du règlement intérieur de l’entreprise par l’inspecteur du travail
Le contrôle du règlement intérieur par l’inspecteur du travail se fait à différents niveaux :
- il vérifie que le règlement intérieur existe dans l’entreprise : s’il est obligatoire, il peut mettre en demeure l’employeur d’édicter un règlement intérieur et en l’absence d’effet, dresser un procès-verbal d’infraction ;
- il contrôle le respect de la procédure d’élaboration du règlement intérieur ;
- il vérifie que le contenu du règlement intérieur est bien conforme à la loi, tout particulièrement la conformité ou la compatibilité des dispositions du règlement intérieur avec les prescriptions d’ordre légal ou réglementaire et avec la convention collective ;
- il peut exiger l’ajout dans le règlement intérieur de dispositions manquantes ;
- il peut exiger à l’inverse le retrait des clauses illicites du règlement intérieur ou leur modification.
ATTENTION
L’inspecteur du travail ne peut modifier le règlement intérieur, il ne peut qu’ordonner à l’employeur de le faire.
Le contrôle du règlement intérieur de l’entreprise par les tribunaux
Le contrôle du règlement intérieur peut également se faire au niveau des juridictions, tant devant le juge administratif que le Conseil des Prud’hommes.
Contrôle du règlement intérieur par le juge administratif
Les décisions de l’inspecteur du travail peuvent faire l’objet d’un recours hiérarchique. Ce recours est exercé devant le directeur régional du travail dans un délai de deux mois qui dispose ensuite de quatre mois pour prendre une décision et en informer l’employeur. La décision du directeur du travail peut faire l’objet d’un recours devant le ministre chargé du Travail. Enfin, elle peut être attaquée devant le tribunal administratif par un recours pour excès de pouvoir, le juge administratif est compétent pour apprécier la conformité du règlement intérieur aux dispositions légales relatives à l’obligation d’élaborer un règlement et au contenu de ce règlement.
Contrôle du règlement intérieur par le Conseil des Prud’hommes
Le contrôle du règlement intérieur peut également se faire par le Conseil des Prud’hommes, puisqu’il peut être amené à statuer sur la régularité d’une clause du règlement intérieur dans le cadre d’un jugement sur une sanction disciplinaire prononcée contre un salarié (par contre, il n’a pas pouvoir pour annuler le règlement intérieur, seul peut le faire l’inspecteur du travail qui invitera l’employeur à retirer la clause illicite).
Mise en place du règlement intérieur
Mise en place du règlement intérieur et consultation des représentants du personnel
La mise en place du règlement intérieur par l’employeur est liée au suivi d’une procédure précise définie par les textes, qui passe notamment :
- l’avis du Comité d’entreprise ou à défaut de comité d’entreprise, l’avis des délégués du personnel ;
- l’avis du CHSCT pour les mesures relatives à l’hygiène et à la sécurité dans l’entreprise.
Le règlement intérieur doit indiquer clairement la date à partir de laquelle l’inspecteur du travail peut exercer son contrôle. Il doit être communiqué en 2 exemplaires à l’inspecteur du travail avec l’avis du Comité de l’entreprise ou des délégués du personnel et du CHSCT. Il doit ensuite être communiqué au greffe du Conseil des Prud’hommes dans le ressort duquel l’entreprise ou l’établissement est situé.
Le règlement intérieur doit être déposé devant le conseil de prud’hommes dont dépend l’entreprise.
La mise en place du règlement intérieur impose également qu’il soit affiché à une place convenable aisément accessible dans les lieux où le travail est effectué ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où a lieu l’embauche. Cependant, la communication d’une copie n’est pas obligatoire.
L’intégralité de ces dispositions doit être mis en oeuvre non seulement au moment de l’élaboration du règlement mais également en cas de modification, d’ajout ou de retrait de clauses.
Mise en place du règlement intérieur et publicité
La mise en place du règlement intérieur impose que celui-ci soit :
- déposé en double exemplaire au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes dans le ressort duquel est situé l’établissement ou l’entreprise ;
- affiché dans les lieux de travail ;
- envoyé à l’inspecteur du travail en double exemplaire, accompagné de l’avis des représentants du personnel.
L’inspecteur procède à une vérification du contenu du règlement intérieur. S’il considère que certaines dispositions manquent ou que d’autres sont contraires à la loi, il peut en exiger le retrait ou la modification.
Entrée en vigueur du règlement intérieur
La date d’entrée en vigueur est fixée dans le règlement intérieur.
Elle doit néanmoins intervenir au plus tôt 1 mois après les formalités de dépôt et de publicité. En l’absence d’observations de l’inspecteur du travail dans le délai d’un mois, le règlement intérieur entre en vigueur.
Les dispositions relatives à la santé et à la sécurité au travail peuvent si l’urgence le justifie, être immédiatement et simultanément transmies au Comité d’entreprise, au CHSCT et à l’inspecteur du travail.
