Quelle est la différence entre les primes et les frais professionnels ?

Différence entre primes et frais professionnels

Les salariés reçoivent parfois des primes ou des indemnités pour des frais par­ticuliers engagés par eux : prime de transport, de déplacement, de salissure, d’outillage, de représentation, de panier, de casse-croûte, etc.Parfois, il s’agit d’un remboursement sur justificatif : c’est fréquemment le cas lors d’un déplacement ponctuel. Dans d’autres cas, il s’agit de primes for­faitaires compensant les frais supplémentaires habituels dans l’entreprise ou la pro­fession. Elles peuvent être créées par l’usage, le contrat ou la convention collective. L’Arrêté du 20 décembre 2002 – frais professionnels déductibles détermine le montant que ne doivent pas dépasser les indemnités ou primes relatives aux frais de nourriture (« primes de panier ») ou de logement des salariés en déplacement pour être considérées comme un rem­boursement de frais professionnels.

Ce même arrêté considère par ailleurs que le remboursement des frais engagés par les salariés contraints d’utiliser leur véhicule personnel à des fins professionnelles est réputé utilisé conformément à son objet lorsqu’il ne dépasse pas le barème kilomé­trique fixé chaque année par l’administration fiscale.

Sont également considérées comme un remboursement de frais professionnels les indemnités versées aux salariés en télétravail ou utilisant de nouvelles technologies (ordinateur, téléphone portable…) lorsqu’elles correspondent effectivement aux frais engagés à ce titre par le salarié.

Conséquences de cette différence entre primes et frais professionnels

Lorsque ces primes ne constituent pas une rémunération du travail mais un remboursement de frais professionnels avancés par le salarié pour le compte de l’employeur, elles n’ont pas le caractère de salaire et ne doivent pas subir de majo­rations pour heures supplémentaires ni de retenues pour cotisations sociales. Elles ne sont pas non plus imposables et n’ont pas à être comptées dans la déclaration de revenu.

Le salarié ne peut recevoir ces primes que s’il remplit les conditions d’attribution (éloignement, outillage, etc.). Il ne peut pas y prétendre lorsqu’il reçoit son salaire sans être présent à son travail.

Exemple : une société versait à son personnel une prime prévue par la convention collective et destinée à couvrir les frais d’un casse-croûte pris en sus du repas. Mais les juges ont estimé que cette prime n’entrait pas dans les prévisions des textes con­cernant les salariés travaillant à certains postes dans les locaux de l’entreprise (travail en équipe, travail de nuit, en horaire décalé, etc.) ou pour les salariés en déplace-. ment selon qu’ils sont obligés ou non de prendre leurs repas au restaurant et qu’elle devait donc être soumise aux cotisations sociales.

ATTENTION :

Les primes pour frais professionnels étant exemptées de cotisations sociales, il peut être tentant de dissimuler des éléments réels du salaire derrière des primes ou des remboursements de frais professionnels.

Mais attention ! L’URSSAF (organisme de recouvrement des cotisations socia­les) et le fisc n’hésitent pas à rechercher si les primes correspondent bien à des frais réels que les intéressés doivent justifier.

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