Les frais de déplacement

Les frais de déplacement 2016-11-28T16:09:43+00:00

La participation aux frais de transports publics supportés par ses salariés

La loi n° 2008-1330 du 17 décembre 2008 de financement de la Sécurité sociale pour 2009 a étendu à la France entière la prise en charge par l’employeur des frais de transport publics entre le domicile et le lieu de travail des salariés qui était antérieurement réservée aux habitants de la région parisienne.

L’employeur doit rembourser au moins 50 % du prix des titres d’abonnement (sur la base du tarif 2ème classe pour les transports en commun) souscrits par les salariés pour leurs déplacements entre leur domicile et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes (transports en commun) ou de services publics de location de vélos (Vélib à Paris, par exemple).

Pour avoir droit à cette prise en charge le salarié doit :

  • utiliser les transports publics pour se rendre sur son lieu de travail ;
  • acheter des titres d’abonnement : les billets simples n’ouvrent pas droit à la prise en charge par l’employeur.

Le remboursement se fait sur remise ou présentation des titres achetés, au plus tard à la fin du mois suivant l’expiration de leur validité. Pour les locations de vélos, une attestation sur l’honneur est suffisante. Les titres annuels font l’objet d’une prise en charge mensuelle répartie sur toute leur période d’utilisation.

Le salarié doit indiquer son nom et son prénom sur ce titre de transport. En effet, les coupons anonymes ne sont pas remboursés. La prise en charge est exonérée de cotisations de Sécurité sociale, de CSG et de CRDS. La part de la contribution qui ne dépasse pas 50 % du montant de l’abon­nement est par ailleurs exonérée d’impôt sur le revenu (sauf si le salarié opte pour la déduction des frais réels).

Le montant de la prise en charge doit figurer sur le bulletin de paie.

Cas particuliers

  • Les salariés travaillant au moins à mi-temps bénéficient de cette prise en charge dans les mêmes conditions que les salariés à temps complet. Pour les horaires infé­rieurs à un mi-temps, la prise en charge s’effectue au prorata du nombre d’heures effectuées par rapport à un mi-temps.
  • Pour les intérimaires, cette prise en charge doit être effectuée par l’entreprise de travail temporaire.
  • En cas d’absence pour maladie ou congés payés, le salarié bénéficie de la prise en charge de son titre d’abonnement s’il l’a utilisé au moins une fois pour un trajet domicile-lieu de travail au cours du mois considéré.
  • Les salariés exerçant leur activité sur plusieurs lieux de travail peuvent prétendre à la prise en charge du titre de transport leur permettant de réaliser l’ensemble des dépla­cements qui leur sont imposés entre leur domicile et leurs différents lieux de travail.
  • Pour les salariés à employeurs multiples, il convient d’appliquer la même règle que pour les salariés à temps partiel.

ATTENTION :

Cette prise en charge n’est pas cumulable avec celle des frais de transport personnel.

Le remboursement des frais de transports personnels

L’employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant — ou des frais d’alimentation des véhicules électriques — engagés par les salariés pour se rendre de leur domicile sur leur lieu de travail.

Le remboursement des frais de transport personnels : les entreprises concernées

Cette prise en charge n’est pas obligatoire. Elle peut être mise en place dans :

  • les entreprises où sont constituées une ou plusieurs sections syndicales par accord entre l’employeur et les délégués syndicaux;
  • les autres entreprises, par décision unilatérale de l’employeur, après consultation du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel s’il en existe.

Le remboursement des frais de transport personnels : les bénéficiaires

La prise en charge est réservée aux salariés :

  • dont la résidence ou le lieu de travail est situé en dehors de la région Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains ;
  • ou pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne leur permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport.

Tous les salariés de l’entreprise doivent bénéficier de cette prise en charge selon les mêmes modalités et en fonction de la distance domicile-lieu de travail. Elle ne con­cerne pas, en revanche ceux :

  • bénéficiant d’un véhicule mis à leur disposition de façon permanente par l’employeur avec prise en charge des frais de carburant ;
  • logés dans des conditions telles qu’ils ne supportent aucun frais pour se rendre sur leur lieu de travail ;
  • qui sont transportés gratuitement par l’employeur.

Cas particuliers

Les salariés à temps partiel bénéficient de la prise en charge dans les mêmes conditions qu’un salarié à temps complet s’ils travaillent au moins à mi-temps. Pour les horaires inférieurs à un mi-temps, la prise en charge s’effectue au prorata du nombre d’heures effectuées par rapport à un mi-temps.

Les salariés exerçant leur activité sur plusieurs lieux de travail peuvent prétendre à cette prise en charge pour l’ensemble des déplacements qui leur sont imposés entre leur domicile et leurs différents lieux de travail.

Le remboursement des frais de transport personnels : régime social et fiscal

Les sommes versées par l’employeur à ce titre sont exonérées de toute cotisa­tion sociale, de CSG, de CRDS et non imposables dans la limite de 200 € par an. La part de la contribution qui dépasse cette limite est donc soumise à cotisations et à l’impôt sur le revenu.

ATTENTION :

Le montant de la prise en charge doit figurer sur le bulletin de paie.

Comment les autres frais de déplacement sont-ils remboursés ?

Les conditions particulières de travail de certains salariés les obligent à effec­tuer des déplacements hors de leur lieu habituel de travail et, ainsi, à engager des frais professionnels.

Les conventions collectives des professions concernées comportent généralement des clauses relatives aux modalités de participation de l’employeur aux frais de déplacement.

Les employeurs peuvent également proposer aux salariés des clauses particulières dans les contrats individuels de travail.

Le remboursement des frais de déplacement aux salariés prend généralement la forme d’allocations forfaitaires ou de remboursement de frais réels, dont les salariés doivent avoir supporté les dépenses correspondantes. Les sommes ainsi versées par l’employeur n’ont pas le caractère de salaire et ne doivent pas être prises en considé­ration pour le calcul du SMIC ou pour le calcul des rémunérations, telles qu’elles sont prévues aux avenants tarifaires des conventions collectives.

Ces sommes sont également exclues de l’assiette de cotisations de Sécurité sociale.

L’indemnisation de frais de déplacement qui correspond à des frais réellement engagés (sur justificatifs) est exonérée de charges sociales.

Sont également exonérées de cotisations sociales les indemnités forfaitaires de dou­ble résidence versées par l’employeur à ses salariés en application d’un plan de sau­vegarde de l’emploi de l’entreprise les obligeant à travailler dans une zone géographique éloignée de leur domicile.

ATTENTION

L’administration fiscale publie chaque année un prix de revient kilométrique correspondant à une évaluation forfaitaire qui peut être utilisée pour déter­miner les frais de dépenses automobiles ou de deux-roues engagés par les salariés.

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