Au moment de la visite d’embauche, le médecin du travail constitue un dossier médical qui est complété après chaque examen ultérieur.

À la suite de chacun des examens médicaux, le médecin établit une fiche d’apti­tude en double exemplaire. Il en remet un au salarié et transmet l’autre à l’employeur qui le conserve pour pouvoir le présenter à tout moment à la demande de l’inspecteur du travail ou du médecin-inspecteur régional du travail.

Lorsque le salarié en fait la demande ou lorsqu’il quitte l’entreprise, le médecin établit une fiche médicale en double exemplaire. Il en remet un exemplaire au sala­rié et conserve le second dans le dossier médical de l’intéressé.

La fiche de visite qui est transmise à l’employeur ne doit comporter aucune men­tion d’ordre médical mais simplement un avis général sur l’aptitude du sujet à effec­tuer un travail donné ainsi que l’indication des postes auxquels il ne doit pas être affecté et de ceux qui lui conviendraient particulièrement bien.

Le médecin du travail tient à jour une fiche d’entreprise. Cette fiche contient notamment :

  • les risques professionnels ;
  • les personnels exposés à ces risques.

Elle est transmise à l’employeur et est à la disposition de l’inspecteur du travail et du médecin-inspecteur régional. Elle est présentée au comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail en même temps que le bilan annuel.

Elle peut également être consultée par les agents des services de prévention des cais­ses régionales d’assurance maladie.